Les 3 meilleures fournitures pour assurer le bon fonctionnement de votre scanner de chèques

Si vous travaillez dans le secteur financier, commercial ou à but non lucratif et que vous utilisez des scanners de chèques pour vos opérations quotidiennes, vous savez que les temps d’arrêt sont inenvisageables. Votre scanner de chèques, comme tout appareil performant, nécessite un entretien régulier pour fonctionner correctement. Mais entretenir son équipement n’est pas forcément compliqué. Vous pouvez prolonger la durée de vie de votre équipement, éviter les erreurs de numérisation et limiter les interruptions coûteuses grâce à quelques outils simples.

Depuis des décennies, Paystation Inc. travaille en étroite collaboration avec de nombreuses entreprises pour les aider à choisir et à entretenir le bon équipement pour le traitement des chèques. L’erreur la plus courante que nous constatons ? Intervenir uniquement après l’apparition de problèmes. L’entretien préventif est la meilleure solution. Les cartes de nettoyage, les lingettes nettoyantes et les cotons-tiges sont trois outils importants que tout propriétaire de scanner devrait connaître.

Cartes de nettoyage – Votre première ligne de défense

Même les meilleurs scanners de chèques finissent par se retrouver avec de la poussière, de l’encre et de minuscules particules de chèques collées. Ces particules se logent dans le rail et les capteurs d’image du scanner, ce qui peut provoquer des problèmes d’alimentation ou une mauvaise qualité d’image. C’est là qu’interviennent les cartes de nettoyage.

Ces cartes ont été traitées spécialement pour être numérisées comme un chèque. Au passage, elles nettoient les surfaces intérieures, notamment les rouleaux et les capteurs d’image, éliminant ainsi la saleté accumulée lors d’une utilisation régulière.

À quelle fréquence devez-vous les utiliser ?

Si vous numérisez beaucoup de documents, une fois tous les 1 000 à 2 000 documents est une bonne règle. Dans les endroits moins poussiéreux, ce taux peut être encore plus élevé. Si votre scanner commence à mal lire les chèques, se bloque ou produit des images floues, il est temps d’utiliser une carte de nettoyage.

Pour un nettoyage sûr et efficace, nous vous suggérons d’utiliser des cartes compatibles avec votre modèle de scanner, comme les cartes certifiées Panini pour scanners Panini.

Lingettes nettoyantes – simples, mais souvent négligées

La plupart des gens ne pensent qu’à l’intérieur du scanner, mais l’extérieur est tout aussi important. La surface de l’appareil se salit avec le temps, notamment autour des boutons, des bacs d’alimentation et des commandes tactiles. Cette saleté peut pénétrer à l’intérieur ou rendre l’utilisation plus difficile.

Utiliser une lingette nettoyante non pelucheuse de bonne qualité permet de conserver des surfaces propres et un aspect professionnel. Pour éviter d’abîmer les finitions en plastique ou de laisser des résidus, privilégiez les nettoyants sans alcool conçus pour l’électronique. Ces lingettes sont souvent utilisées pour nettoyer les cartouches d’encre (si votre scanner est équipé d’un endosseur).

Conseil : Si votre scanner est placé dans un lieu public comme un guichet ou un comptoir, un nettoyage quotidien de l’extérieur contribuera à le maintenir propre, surtout dans les endroits très fréquentés.

Tampons – Pour un nettoyage ciblé et en profondeur

Certaines parties du scanner nécessitent une précision supérieure à celle d’une carte ou d’une lingette. C’est là que les cotons-tiges de nettoyage entrent en jeu. Conçus pour un nettoyage en profondeur, ils permettent d’atteindre les petites pièces difficiles d’accès, comme la tête de lecture magnétique, les lentilles du capteur et les rouleaux internes.

Les cotons-tiges sont particulièrement utiles pour les scanners Digital Check et Panini, car certains de leurs composants peuvent s’encrasser dans les espaces restreints. La solution nettoyante présente sur le coton-tige aidera à éliminer les particules de saleté les plus tenaces.

Utilisez les cotons-tiges dans le cadre de votre routine d’entretien mensuelle ou dès que vous remarquez que votre appareil ne fonctionne pas aussi bien qu’il le devrait, même après avoir utilisé une carte de nettoyage.

Bonnes pratiques à garder à l’esprit

Entretenir votre scanner de chèques en bon état ne demande pas beaucoup d’efforts, mais il est essentiel de le faire régulièrement. Voici quelques bonnes habitudes à adopter :

• Suivez un plan. Définissez des rappels de nettoyage en fonction de votre fréquence d’utilisation, que vous numérisiez 100 chèques par semaine ou 1 000 par jour.
• Utilisez toujours les fournitures recommandées. Ne faites pas de compromis avec des articles génériques. Utiliser les bons outils protège votre investissement et prolonge sa durée de vie.
• Formez vos employés. Assurez-vous que toute personne utilisant le scanner sait comment le nettoyer et détecter les problèmes à temps.

Le soutien des experts

Aussi sophistiqué et fiable soit-il, un scanner nécessite un entretien régulier. Un nettoyage régulier est essentiel à son bon fonctionnement, que vous soyez une petite entreprise utilisant un scanner de chèques numérique compact ou un réseau d’agences utilisant un scanner Panini haute vitesse.

Chez Paystation, nous vendons et assurons le support d’une large gamme de scanners, ainsi que toutes les fournitures nécessaires à leur bon fonctionnement, comme des cartes de nettoyage, des lingettes et des écouvillons. Notre équipe est toujours disponible pour vous aider à choisir les produits adaptés et vous guider vers des ressources pour nettoyer vos scanners de chèques.