3 Kinds Of Information Your Educational Institution Needs To Securely Destroy

Aujourd’hui, le partage de données personnelles et confidentielles fait partie intégrante de nos vies. Mais que faire de toutes les informations sensibles qui ne sont plus nécessaires et qui sont stockées sous différentes formes dans un établissement d’enseignement ? C’est spécifiquement un problème pour les collèges et les universités d’enseignement supérieur. Ces informations doivent être supprimées de manière sûre et sécurisée pour éviter toute atteinte à la vie privée associée.

Voici les 3 types d’informations que votre établissement d’enseignement doit détruire en toute sécurité :

Recherche sensible et classifiée

Chaque année, plusieurs universités et collèges travaillent sur des projets de recherche confidentiels et sensibles qui sont des recherches privées ou financées par le gouvernement qui doivent être éliminées de manière hautement sécurisée. Ces informations classifiées doivent être protégées contre les actes de divulgation non autorisés qui pourraient causer des dommages à une institution ou à un organisme gouvernemental.

Informations personnelles de l’étudiant

Lorsque les étudiants s’inscrivent à un cours dans un établissement d’enseignement, ils fournissent de nombreuses informations personnelles via le processus de candidature concernant leurs coordonnées privées, le paiement des frais, les dossiers médicaux, les relevés de notes et les pièces justificatives qui sont de nature très sensible. Ces informations peuvent être classées sous les informations personnellement identifiables (PII) et les informations personnelles sur la santé (PHI). En vertu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada, chaque collège et université est tenu de veiller à ce que les renseignements fournis par les étudiants et en relation avec eux restent confidentiels. Les informations doivent être protégées et supprimées de manière sécurisée si les informations fournies ne sont plus nécessaires à l’institution.

Informations personnelles de la faculté

Outre les informations personnelles des étudiants, les établissements d’enseignement détiennent une énorme base de données des informations personnelles identifiables de leur personnel et de leur faculté. Ces informations sont également susceptibles d’être détruites de la même manière que les PII d’un étudiant.

Comment ces données sont-elles détruites ?

Les données personnelles résident sur de nombreuses formes de supports, y compris, mais sans s’y limiter, le papier, les disques durs, les bandes de données, les disques optiques, etc. Les documents papier peuvent facilement être détruits en introduisant les documents en fin de vie dans une déchiqueteuse. Plusieurs institutions utilisent à cette fin des destructeurs de papier à coupe transversale internes, tandis que d’autres peuvent faire appel à un prestataire de services externe pour déchiqueter le papier.

Lorsqu’une institution utilise un service tiers pour détruire ses documents papier, ils sont généralement stockés dans une armoire ou un réceptacle verrouillé auquel seul le fournisseur de services externe a accès. Bien que ces documents soient entre-temps stockés en toute sécurité, il est toujours recommandé de détruire vos données en interne pour garantir une destruction sécurisée. En optant pour un fournisseur tiers pour gérer votre destruction en fin de vie, le nombre de risques pour la sécurité peut être infini. Un fournisseur rencontre plus de cas de mauvaise manipulation, d’utilisation abusive ou même de perte de disques et/ou de papier lors du transport, du tri par le personnel et du processus réel de destruction et d’élimination.

En revanche, de nombreuses candidatures aux collèges sont désormais soumises virtuellement via les portails en ligne des établissements ou d’autres applications associées. De plus, la plupart des données sensibles et confidentielles recueillies par la recherche, les étudiants ou les professeurs sont également stockées sous forme électronique. Cela signifie que la destruction de ces médias électroniques est un défi de taille. Il existe également des services de fournisseurs tiers qui exécutent cette fonction, mais ils ont leurs propres revers.

Pour les disques durs, il est recommandé de démagnétiser tout disque en fin de vie avant sa destruction. Les démagnétiseurs utilisent de puissants champs magnétiques pour désinfecter les supports de stockage magnétiques, ce qui rend le lecteur complètement inutilisable. Cela peut potentiellement profiter à une institution car cela permet d’économiser plus de temps et d’argent à long terme en empêchant toute violation et en garantissant la sécurité de toutes les formes d’informations sensibles et personnelles.

Solutions de sécurité de l’information en fin de vie

Paystation propose des équipements de destruction de documents confidentiels de haute sécurité à la pointe de l’industrie, conçus pour assurer la destruction des données d’informations classifiées et hautement sensibles. Avec une gamme de différents démagnétiseurs de supports magnétiques, de broyeurs informatiques et de broyeurs informatiques d’entreprise de haute qualité répertoriés/CUI et non classés, Paystation dispose d’une solution sécurisée pour répondre à toute réglementation.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour vous aider à déterminer quel équipement répondra le mieux aux besoins de destruction de votre établissement.